提高电子邮件效率的 4 个技巧提示和技巧

显然，在 Benchmark，我们是电子邮件的忠实粉丝，但我们也知道这可能会浪费时间。谁没有开始一个项目却一次又一次被手机或电脑上的小气泡通知分散注意力？我们当中谁能说我们属于“清洁收件箱”专属俱乐部呢？ 尽管电子邮件令人沮丧，但它是我们当今开展业务的基础，尤其是在销售和营销方面。因此，口袋里有一些技术可以很方便地让您保持高生产力，同时仍然管理您全天收到的消息。 以下是我们认为有用的一些电子邮件提示和技巧，希望您也会发现它们也有用。 1.整理你的收件箱 您不会将计算机上的所有文件组织在一个文件夹中，那么为什么要对电子邮件进行这种操作呢？ 并非所有电子邮件都具有相同的重要性，也不需要在同一时间范围内处理。因此，请使用文件夹来组织您的消息并确定其优先级，尤其是当涉及到需要立即采取行动的消息而不是您只需要稍后才能参考的电子邮件时。


组织收件箱的方法有很多种，这意味着您必须进行试验，直到找到最适合您的系统。但是，一个好的起点是创建按时间而不是消息类型对收件箱进行排序的文件夹。将需要立即处理的邮件保留在收件箱中并将其标记为未读。接下来，创建一个文件 新加坡手机号码清单 夹用于存放本周需要处理的内容，另一个文件夹用于存放本月或季度需要处理的内容，以及一个“FYI”文件夹用于存放稍后可能需要处理的一般消息。 保持电子邮件井井有条的秘诀是将收件箱本身用作文件夹，而不是用作存放所有邮件的抽屉。如果您收到一条新消息并且不需要在当天处理，请将其整理到另一个文件夹中或将其删除。 2. 实施阻塞系统 您多久收到一封需要立即处理的电子邮件？最有可能的是，最优先的消息并不常见，如果是这种情况，向您发送消息的人将有其他方式与您联系。 采用阻塞系统只是意味着在检查收件箱时指定时间段，而不是整天呆在其中。例如，您可以选择在早上检查一次电子邮件、饭后检查一次以及在告别一天之前检查一次电子邮件。 这可以确保您不会经常因收件箱中发生的事情而分心，并确保您掌握收到的所有邮件。



另外，这比每次出现新消息时分散你的注意力要高效得多。请务必关闭通知或从桌面工具栏中删除邮件应用程序，以更好地遵守阻止时间表。 3.使用生产力工具 有许多电子邮件生产力工具可以帮助您消除垃圾邮件并向您发送自动回复提醒。还有一些应用程序可以将您的收件箱设置为“请勿打扰”模式，以便您可以保持阻止状态。 有如此多的生产力工具可供选择，您必须进行一些研究才能找到满足您需求的最有用的工具。我们最喜欢的一些是，它们将帮助您更好地控制您的收件箱，而无需一开始就经历陡峭的学习曲线。 4. 必要时使用程序化响应 我们都希望对收到的每条消息进行深思熟虑、个性化的回复，但有时您会发现自己陷入困惑，而您只需要回复，并且快速回复即可。在这些情况下，可以坚持使用预定义的响应，您可以预先在收件箱设置中配置这些响应。